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Cómo planificarse para terminar por lo menos, una tarea al día

 

Seamos sinceras.

Has leído el titulo del post y has pensado:

¿Todo el día para terminar  una sola tarea es muy poco productivo, no?

 

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Y estás en lo cierto

Quizás seas de las pocas personas que empieza y acaba las tareas en el tiempo que se ha marcado

 

Pero la mayoría de las personas no solemos terminar aquello que empezamos.

Es así. Una realidad universal

Podemos empezar decenas de tareas en una semana, tenemos ese Don :)

Pero terminarlas  nos cuesta horrores

Nos paraliza la idea de estar enfocadas en algo concreto.

A mi me ocurre.

Empiezo una tarea y a los 20 minutos pego un bote literal de la silla. Es como si mi silla tuviera una palanca que hace que me levante para hacer otra cosa que no tiene nada que ver y  me fuera  la vida en ello.

Lo malo viene al retomar esa tarea.

Ya no es lo mismo.

Estoy despistada y he perdido el foco y la concentración

 

¿Y sabes que me pasa cuando me desenfoco de mi tarea?

Que necesito 10 minutos para estar de nuevo «metida en ella» concentrada y sacando el trabajo adelante

No consigo focalizarme y la tarea se vuelve la Historia Interminable

 

Si piensas que a ti no te pasa. Que terminas todas las tareas que empiezas

Prueba de hacer este ejercicio sencillo.

 

Toma una hoja en blanco y traza una línea de arriba abajo para tener dos columnas

En la columna de la izquierda escribe todas las tareas que empezaste la semana pasada

Y en la columna de la derecha las tareas que terminaste

 

Leelea con atención. Las dos columnas deberían tener más o menos las mismas tareas, ¿no?

¿Cómo tienes la hoja?

 

No te sientas rara, porque a la mayoría nos ocurre lo mismo

La primera vez que hice este ejercicio me quedé pasmada al ver el resultado

En una semana había empezado decenas de tareas y pocas las había podido «tachar de la lista» y hacer el check list que me gusta tanto

 

Hoy en el post te muestro como planificarte para terminar 1 tarea al día

(mejor terminar aunque sea solo una que no dejar varias esparcidas por tu mesa de trabajo o escritorio de tu ordenador)

 

Mi manera de planificarme para terminar mis tareas es tomando perspectiva y después determinación

Este es mi método personal, no me lo he inventado yo. Se lo he copiado a expertos Top sobre productividad y gestión del Tiempo y le he añadido una pizca de mi

 

Como planificarse para terminar por lo menos 1 tarea al día

Con 3 pasos sencillos

#1. perspectiva

#2. asigna la tarea

#3. determinación

 

Primero toma perspectiva

Piensa a lo grande o mejor dicho observa a lo grande

De más a menos. De más grande a más pequeño

  1. planifica a mes vista
  2. organiza tu semana
  3. planifica tu Día la tarde-noche anterior (esta es la más importante).

 

Planifícate el mesplanning mensual

Anota las citas y actividades fijas que tengas en este mes. De esta manera tendrás claro que días estás más libre

Puedes usar el planning descargable que he diseñado para ti.

Lo tienes al final del Post

 

Organízate la semana

Aquí ya sabrás qué tareas son las más importantes y qué días les puedes signar

Anótalas en tu agenda

 

Planifícate el día la noche anterior

Asigna una tarea Roca la noche anterior

La tarde-noche anterior reflexiona 3 minutos y decide cual será tu Tarea Roca

No es una tontería empezar los días por las noches que les preceden

De esta manera cuando te pongas a trabajar ya sabes por donde empezar

Y tiene que ser por la Tarea Roca, antes de abril el correo y de cotillear por tu Facebook

 

Dedicate-a-terminar-una-tarea-al-dia

Esta tarea roca puede ser atractiva de hacer y que tengas unas ganas locas de ponerte a ello o todo lo contrario

Por experiencia sé que vamos postergando y dejando de lado aquellas tareas que nos aburren o nos cuestan más.

Normalmente «dejas para luego» o «empiezas y dejas a la mitad» las tareas que:

  • te dan pereza porque son aburridas
  • no te gustan porque son monótonas
  • no las haces porque no son creativas
  • las dejas para el final porque tienes que estrujarte mucho la cabeza

Y más motivos personales que tenemos cada una

 

El tener la Tarea Roca asignada cada día te ayuda a focalizarte.

 

Último paso y más importante.

Determinación

 

Cada mañana decide y apuesta por terminar esa tarea que tu misma te has asignado.

Y no pienses que tienes decenas de tareas pequeñas que debes terminar también.

Que seguro que las tienes. Pero céntrate en la principal

Sé implacable y ejecutora.

Piensa que lo más importante de este día será que termines tu tarea

Lo demás es secundario.

Ahora te parecerá que este método te resta productividad. Pruébalo una semana

Dedícate a terminar una tarea roca al día y notarás que avanzas y sobre todo que no se te van las horas entre los dedos

 

Ventajas de planificarse y asignar una tarea Roca al día

Es mejor terminar una sola tarea al día que empezar una docena y dejarlas a la mitad

Que tu jornada de trabajo empiece por la tarea Roca, antes de abril el mail

Usa un reloj externo, que no sea el del móvil, para ver tus avances. Si miras la hora en el móvil caerás en la tentación de cotillear Instagram o Facebook

Terminar la Tarea Roca del día es la mayor satisfacción. Y como tal debes celebrarlo. Date un premio, tu mejor que nadie conoce el esfuerzo que has tenido que hacer para conseguirlo

 

Si quieres descargarte el Planning Mensual, haz click sobre la imagen de abajo

planning mensual

 

 

Ahora te toca a ti.

¿Cómo haces para terminar esas tareas que te cuesta ponerte y que dejas a la mitad?

Puedes dejar tus comentarios aquí debajo. Seguro que aprendemos a ser un poco más efectivos en el trabajo y ganaremos más tiempo para nosotras

Comments (9)

  • Hola Marta,

    Hoy tocas un tema muy interesante. Yo llevo tiempo intentando encontrar la mejor manera para planificarme, ya que a medida que pasan los días y las semanas, siempre tengo la sensación de ir «retrasado». Hace poco me leí un libro cortito pero muy bueno sobre planificación, en el que también se habla de las tareas «roca» y de dedicar la atención a empezar y terminar una tarea importante al día. El libro se llama Zen To Done, The Ultimate Simple Productivity System.

    ¡Un abrazo y gracias por tus recomendaciones!

    Ernesto

    • Hola Ernesto,

      Qué alegría leerte :)

      Si, este «mal hábito» de no terminar las tareas nos ocurre a muchos y a mi personalmente me desgaste un montón.

      Este sistema de la tarea Roca lo estoy aplicando desde Julio

      Este verano me propuse terminar mi primer Curso On Line sobre meditación. Lo tenía siempre a medias y no avanzaba

      Me propuse una tarea roca al día, aunque fuera pequeña

      y lo terminé !!

      Si no hubiese aplicado esta «técnica o manera de hacer» , todavía estaría por la mitad :)

      El libro que recomiendas lo conozco y está genial.
      Lo tengo de cabecera.

      Es muy ameno y fácil

      ¡Otro abrazo para ti Ernesto!

  • Hola, María!! Lo explicás muy bien!! Voy a compartir en mi grupo de madres conciliadoras que seguro les va a gustar. ;)

    Creo que es muy importante eso de dedicarse a una cosa por vez. Es como «la clave» para que no quede a medio hacer, así que intentar terminar sólo una cosa al día es lo que tiene sentido para mí. Es lo ÚNICO que tiene sentido para mí en vida de madre que trabaja desde casa jajajaja

    Abrazo!

    • Hola Nora,

      Qué bueno leerte por aquí :)

      Me alegro que te haya gustado el Post

      Tu lo has dicho. Enfocarse en UNA SOLA tarea es lo que es importante en el día.

      Y vosotras las madres tenéis que tenerlo muy claro, con la cantidad de frentes abiertos Extras con los que tenéis que lidiar día a día :)

      Muchas gracias por pasarte por el Blog

      Ánimos con todo
      un fuerte abrazo!

  • El artículo está muy bien; lo difícil es ponerlo en práctica, cuando estás supeditada a un montón de imprevistos que provienen de las personas que te rodean.

    Será que a lo mejor, esa es mi excusa para no organizarme mejor y ser más productiva. Habrá que intentar ponerlo en marcha y ver qué pasa.

    Buen post, dese luego.

    • Hola Aega,

      Es cierto que al trabajar al lado de otras personas y en equipo, a veces resulta menos productivo que si lo hacemos en solitario.
      Las personas somos vagas por naturaleza (es mi opinión) quiero decir, que «si nos podemos ahorrar el buscar como se hace tal cosa», nos lo ahorramos.

      Nos resulta más cómodo y rápido el preguntárselo al compañero que tenemos al lado.

      Y esto son interrupciones constantes.

      Aquí entra nuestra tarea:

      El ponernos límites y decir que NO aquello que no es nuestra responsabilidad.

      Muchas veces dejamos de hacer lo nuestro para resolver lo de nuestros compañeros.

      Y son distracciones que debemos evitar.

      Te invito Aega a que empieces poco a poco a decir algunas veces que No a tus compañeros. Seguro que tendrás más tiempo para ti y tus tareas.

      Ya nos contarás,
      un abrazo

      • No, no me refiero a compañeros de trabajo. Yo soy sanitaria (farmacéutica) y trabajo como freelance en asesoramiento y formación sanitaria desde mi casa.

        Me refiero, precisamente al hecho de trabajar desde la casa. Quienes viven allí (a veces personas mayores, ….) pues te interrumpen por cualquier cosa que a ellos se les antoja un mundo y así es difícil.

        Pero bueno, todo será cuestión de concienciarse, serenarse y centrarse.

        Gracias por tu respuesta.

        Un abrazo

  • Hola Marta, yo también marco mi roca para cada día, me ha hecho mucha ilusión leer de esa manera de «culminar» una tarea al día. Además lo integro con GTD, tras tener definido lo que tengo que hacer en el día, priorizo clasificando por importancia y urgencia y de ahí saco la roca.

    Otro tema es los ladrones de atención que me alejan de la roca, pero tenerla en mente es cierto que ayuda mucho a, al menos, terminar esa tarea en el día.

    Abrazos

    • Hola Álvaro,

      ¡Bienvenido!

      Me alegra verte por aquí

      Qué bien si además te gestionas tu tiempo con el método GDT

      Si te soy sincera, he intentado varias veces usar este método de trabajo pero no consigo hacerme a él.

      Ya me contarás tu experiencia :)

      Los «ladrones del Tiempo» que malos son.

      Yo he conseguido dejar el móvil en otra habitación cuando trabajo en mi «roca diaria» : durante períodos de tiempo (40 minutos) me separo de móvil.

      Pruébalo y me dices :)

      Un abrazo grande y muchas gracias por pasarte y dejarnos tu experiencia

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