¿Recuerdas la última boda en la que estuviste?
Y el momento de la cena cuando los camareros traen los primeros platos
¿Te has preguntado cómo pueden sacar tantos platos exquisitos al mismo momento con la misma temperatura y todos iguales?
La respuesta es organización, planificación y ejecución. Una cocina de un restaurante o de un catering es una máquina perfectamente sincronizada.
Cada cocinera/o tiene su responsabilidad específica y solo se dedica a eso. Para que todo salga a tiempo, caliente y con el mismo aspecto una persona es la encargada de organizar a todo el equipo dandoles tareas específicas y asignando un tiempo para cada cosa.
Esa persona es el Chef de cocina.
En tu vida tu eres el Chef. Tu decides cuanto tiempo dedicarle a cada tarea para que tu día salga perfecto y sin estrés.
Si quieres saber cómo puedes ser el Chef de la productividad sigue leyendo.
Haz que tu jornada de trabajo sea más productiva y sin estrés
El método de productividad personal que usemos tiene que ser flexible y te tienes que sentir cómoda.
Existen muchos métodos faciles de usar y otros que para mi son un poco engorrosos. Te recomiendo que además de leer este post, también investigues en otros blogs sobre productividad y que al final elijas el que se adapte mejor a tus circunstancias o te hagas tu propio mix.
Al final del Post tienes un enlace para descargarte un Kit de 4 plannings para imprimir totalmente Gratis
Esta es la manera que tengo ahora de organizarme para que mi trabajo esté terminado a tiempo y sobre todo, que el estrés aparezca lo menos posible.
Quizás en unos meses mi tipo de actividad cambia y ya no me sirva. Es importante no obsesionarse con los métodos. A cada persona le vendrá bien uno distinto. Hay que tener en cuenta la actividad que se realiza, de que tipo es y en qué franja horaria tienes más energía.
Este es la mi manera de trabajar y os la muestro en este Post.
Más que un método son una serie de hábitos encadenados que me funcionan muy bien.
3 Tips para empezar el día con buen pie
- Empieza tu día por el día anterior. Tómate 10 minutos la noche anterior para anotar las tareas que seguro vas a tener que hacer y tus citas que ya has programado
- Prueba de levantarte 10 minutos antes de tu hora habitual.
- Que tu primera tarea del día NO sea mirar el mail
Cómo preparar tu Mente para ser un Chef de la productividad
La clave para mejorar tu productividad y ganar más tiempo para ti es tener objetivos semanales y mensuales.
Para conseguir estos objetivos tendrás que pensar que tareas y/o actividades debes hacer.
Es la manera de avanzar y terminar aquello que empiezas.
Y cambiará totalmente tu estado de ánimo, pasarás de estar con la autoestima bajo mínimos a tener mucha confianza en ti misma.
En este listado te dejo 6 pautas para conseguir tus objetivos o propósitos
- Divide las tareas grandes en varias de más pequeñas.
- Preparate una lista de tareas y pasa al punto 3
- Asigna un tiempo determinado a cada tarea. De lo contrario es como hacer una carrera de 10 Km y además mientras corres ir cogiendo todas las manzanas que puedas de los árboles. Es muy estresante, porque ves el final de la carrera pero no has cogido las manzanas suficientes. Cuando le das un tiempo determinado a cada tarea avanzas sin agobiarte.
- Planifica. Crea tu propio horario diario y planning semanal por escrito
- Prioriza. Qué tareas son las más importantes y ponte con ellas.
- Haz las tareas bien hechas, no perfectas.
Pasos a seguir para mejorar tu productividad
Haz una lista de tareas
Soy muy fan de las listas. Me hago listas de casi todo. Es importante para nuestra mente ver por escrito las tareas. Pero también es importante hacer las listas con criterio y que no sean interminables como la Carta a los Reyes Magos que haciamos de pequeños. ¡Por pedir!
Apunta aquellas acciones/tareas/actividades que tienes que hacer para después organizarlas por importancia y asignarles un tiempo determinado.
Hacer una lista interminable y ponerte a ello desde primera hora de la mañana es empezar el día con estrés y corriendo como un pollo sin cabeza.
Cómo hacer una lista de tareas y simplificarla
Elige donde vas a hacer tu lista, puedes usar la que te dejo al final del post para imrpimirtela o una hoja de tu cuaderno
Escribe todas las tareas/actividades que tengas para esta semana separando en dos columnas las personales y las profesionales.
Indica con colores el grado de importancia a cada tareas/actividad.
- Importante y urgente.
- Importante y no urgente.
- Menos importante.
¿Sabes por qué las tareas se vuelven urgentes? porque no les diste la importancia que tenían en su debido momento.
¡Es clave no dejar lo importante para más adelante!
**También puedes tener una lista de Proyectos, la puedes llamar «algún día» y lo chulo es convertir esos proyectos en propósitos haciendo tareas para que sucedan.
Planifica el mes
Utiliza el planning y márcate un objetivo mensual. Piensa en que tienes un mes para conseguir algo y es el momento de ser ambiciosa. ¿Y si te propones ahorrar X euros en un mes? o conseguir 5 clientes más que el mes pasado.
También puedes pensar en introducir un nuevo hábito en tu vida.
[Tweet «Si tienes #objetivos, tomas las riendas de tu vida y dejas de ir en piloto automático.»]
Planifica la semana
Te recomiendo que uses un planning o una agenda de semana vista, aunque luego tengas los días por separado. El ver toda la semana de un vistazo te da más claridad de trabajo.
Los domingos o el día que tu elijas, haz el planning semanal (recuerda que tiene que ser flexible porque siempre te surgirán imprevistos y cosas que tienen que «hacerse Ya, en el momento»)
Primero coloca todos las actividades que sean fijas y tengan un horario ya programado como ir al Gym o Pilates. Clases de inglés. Dentista Y no te olvides de Comer :)
Después las citas con clientes o alumnos. Reuniones con proveedores. Etc. Si ya tienen día y hora colocalos en sus casillas. Si todavía no las tienes programadas , sé tu la primera. Avánzate a los demás y apúnta como tarea contactar con fulanito y menganito para la próxima reunión.
Escribe el propósito de la semana. Este es tu propósito particular. Puede ser personal o profesional. Y lo tienes que tener claro.
Planifica día por día
Empieza por colocar en las casillas de la primera hora de la mañana, las tareas más importantes y/o que sean más ferragosas de hacer. Que te den más agobio hacer. En tus picos de máxima enegía pon las tareas más importantes.
Apunta las demás actividades que hayas apuntado en la lista. Deja espacio para alguna pausa. Recuerda que tienes que comer y estirarte cada dos horas.
Empieza el día con energía NO abriendo el mail. Que lo primero que hagas sea la tarea más importante. Puedes abrir tu correo a la 1o.30h por ejemplo.
Cuando planificas tus tareas por importancia y sigues tu horario de trabajo sin distracciones acabas lo que empiezas y puedes pasar a la próxima tarea, de esta manera las cosas dejan de ser urgentes, porque las haces a tiempo y no corriendo en el último momento.
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2 comentarios
Hola Marta Súper Cheff!
Me han encantado tus recomendaciones!.
Me he dado cuenta de que llevo casi toda la vida quedándome en lo que yo lamo el «modo artista»:
«Hago una lista interminable y me voy con ella como un pollo sin cabeza» jajjajaja!
A mí también me encanta hacer listas, así que supongo que ese el paso más fácil y me quedo ahí. Tu post me ha ayudado a tomar consciencia de que es necesario invertir más tiempo en la planificación para poder llevar a cabo los proyectos y sobretodo para no ir tan estresada y dispersa.
Un millón de gracias y un beso enorme bonita!
Hola Patri,
me alegro que mis recomendaciones te ayuden.
Me ha encantado tu definición de «modo artista» …
Tienes toda la razón con lo de las listas de quedarse ahí. Las hacemos y se quedan ahí :) si no las ubicamos en el tiempo dandoles un horario o una hora de nuestra agenda, se añaden a nuestras «tareas pendientes» y mentalmente nos pesan.
Ya nos contarás como te planificas. Cada uno encuentra su método, pero lo importante es poner Tiempo y/o fecha a las tareas.
La dispersión también la genera la falta de planificación. No es malo ser dispersa, pero cuando te has puesto un proyecto entre manos, haces que se alargue como un chicle y pierdas la ilusión.
Muchas gracias Patri por compartir tu experiencia,
un abrazo amiga Super Chef ;-)